Talebe Bağlı Olmayan Değerlendirme (UA) Usul ve Esasları
CVILIS Danışmanlık Anonim Şirketi (“CVILIS Türkiye”), sivil toplum kuruluşlarının doğrudan talepleri olmaksızın, kamuya açıklanmış bilgilerini esas alarak değerlendirmede (unsolicited assessment, UA) bulunabilir; ancak sivil toplum kuruluşlarının UA kapsamına alınabilmesi için kamuya açıklanmış bilgilerin sağlıklı bir değerlendirme yapılmasına zemin yaratacak seviyede yeterli verileri içerip içermediği ve bu yeterliliğin tespit edilmesi en önemli ölçüt olacaktır.
Kamuya açıklanmış bilgiler arasından ilgili sivil toplum kuruluşu hakkında yeterli ölçüde bilgi ve belgeye ulaşılmış olduğuna kanaat getirilmiş ise sadece bu durumda talebe bağlı olmayan değerlendirme işlemine başlanır ve başlanan UA faaliyetleri aşağıda yer alan izlek çerçevesinde yürütülür:
1. İlgili kuruluşun yönetimi, kuruluşun CVILIS Türkiye tarafından değerlendirme kapsamına alındığından ve değerlendirme çalışması başlatıldığından ilişikte örneği yer alan bilgilendirme mektubu ile haberdar edilir.
2. CVILIS Türkiye’nin bilgilendirme mektubunu alan sivil toplum kuruluşları ihtiyari olmak kaydıyla kamuya açıkladıkları bilgilerin dışında ek bilgi belge gönderebilir; hatta CVILIS Türkiye ile görüşme talebinde bulunabilir.
3. Kamuya açıklanan bilgilerin dışında ilave olarak gönderilecek bilgi ve belgeler ve sivil toplum kuruluşlarının bizzat yapacağı değerlendirmeler, CVILIS Türkiye tarafından gizlilik ilkeleri kapsamında korunmak kaydıyla dikkatle incelenir ve değerlendirmelerde kamuya açıklanmış bilgilerle birlikte kullanılır.
3.1. Kamuya açıklanacak bilgilerin dışında ilave olarak herhangi bir belge-bilgi gönderilmemesi halinde dahi söz konusu kuruluş hakkındaki talebe bağlı olmayan değerlendirme faaliyeti devam eder.
3.2. Talebe bağlı olmayan değerlendirme sonuçları, kamuya açıklama yapmadan önce ilgili kurumlara sonuç bildirme mektubuyla bilgilendirilir. Gönderilecek mektubun en hızlı şekilde ilgili kuruma ulaşması sağlanır.
3.3. Gönderilecek mektubun ilgili kuruluşun yöneticilerine ulaştığına CVILIS Türkiye tarafından bizzat emin olunduktan sonra
- İlk iki günlük süre sonuna kadar ilgili kuruluş tarafından ilave bilgi, belge gönderileceği veya ilave değerlendirmeler yapılacağı yönünde bir yazılı bildirimin CVILIS Türkiye’ye yapılmaması halinde –bu bildirimin yapılıp yapılmaması tamamen kurumların takdirindedir- takip eden iş günü saat 9.00’a kadar değerlendirme sonuçları CVILIS Türkiye’nin internet sitesinde ve gerek görülürse basında yayımlanır.
- İlk iki gün sonuna kadar ilgili kuruluş tarafından gönüllü olarak ilave bilgi-belge gönderileceği veya ilave değerlendirmeler yapılacağı yönünde bir yazılı bildirimin CVILIS Türkiye’ye yapılması halinde yedi gün içerisinde ilgili kuruluşun ilave bilgi ve belge göndermesi veya ilave açıklayıcı değerlendirmelerde bulunması gerekmektedir.
- Yedi gün içerisinde CVILIS Türkiye’ye ilave bilgi ve belge ulaşmaması halinde takip eden iş günü değerlendirme notu, normal usuller dâhilinde kamuya ve ilgili yerlere açıklanır. Kuruluşun yazılı talebi halinde yedi günlük süre, on güne veya önemli ve geçerli gerekçe gösterilirse otuz güne kadar uzatılabilir. Başlangıçta sağlanan yedi günlük sürenin dışındaki talep edilecek diğer süreler, CVILIS Türkiye’nin rızasına bağlı olarak uzatılır. İlave süre taleplerinin oyalama girişimi olarak algılanması halinde CVILIS Türkiye ilave süreyi beklemeden ulaştığı neticeleri kamuoyuna açıklar.
- Yedi gün içerisinde ilave bilgi ve belge gönderilmesi halinde bu bilgiler CVILIS Türkiye tarafından yukarıda yer alan koşullar çerçevesinde yeniden değerlendirmeye alınır ve sonuçları etkileyecek önemi haiz olmaları halinde değerlendirme süreci yeniden başlatılır.
- Nesnel, tarafsız ve etik kurallar dâhilinde davranmak kaydıyla ek olarak verilen bilgi ve belgelerin değerlendirme sonuçlarını etkileyebilecek önemi haiz olup olmadığının ve değerlendirme sürecinin yeniden başlayıp başlamayacağının kararı CVILIS Türkiye tarafından verilir.
4. Yukarıdaki süreler içerisinde ve değerlendirme sürecinin herhangi bir aşamasında değerlendirilen kuruluş tarafından yeniden ilave bilgi ve belge gönderilmesi veya tamamen kendi arzusuyla CVILIS Türkiye ile görüşme talep edilmesi halinde verilecek bilgi ve belgeler de gizlilik ilkeleri çerçevesinde korunmak ve saklanmak kaydıyla incelemeye alınır ve değerlendirme sonuçlarını etkileyecek önemi haiz bulunmaları halinde daha önceden bildirilen değerlendirme ve değerlendirme sonuçları gözden geçirilir.
5. Yukarıdaki süreçlerin tamamlanmasını müteakiben sonuçlar CVILIS Türkiye’nin kamuya açıklama kuralları çerçevesinde kamuya açıklanır.
6. Talebe bağlı olmayan değerlendirme sürecinin herhangi bir aşamasında, CVILIS Türkiye tarafından başlatılan değerlendirme süreci, ilgili kuruluşun gönüllü istemiyle talebe bağlı değerlendirme haline dönüştürülebilir. Bu durumda kuruluş ile değerlendirme sözleşmesi imzalanması zorunludur.
7. Talebe bağlı olmayan değerlendirme çalışmasına ilgili sivil toplum kuruluşunun birbirini izleyen üç hesap dönemi/takvim yılı süresince devam edilir. Verilen değerlendirme notu, en fazla altı aylık dönemler itibariyle gözden geçirilerek yukarıdaki izlek çerçevesinde kamuya açıklanır.
8. Talebe bağlı olmayan değerlendirmelerde, kuruluştan veya diğer kişi, kurum ve kuruluşlardan varsa sağlanan veya sağlanması öngörülen ücret ve benzeri menfaatlerin, CVILIS Türkiye tarafından değerlendirme notu ile birlikte kamuya açıklanması zorunludur.
9. Talebe bağlı olmayan değerlendirmelerde, değerlendirmenin ilgili sivil toplum kuruluşunun talebi olmaksızın yapıldığı hususu kamuya açıklanır ve notasyon içerisinde (UA) koduyla sembolize edilir.
10. Düzenlenecek UA raporlarına “Bu değerlendirme CVILIS Türkiye tarafından kamuya açıklanmış bilgilere dayanılarak kuruluş yöneticilerinin katılımı olmadan/katılımıyla yapılmıştır. Kullanılan bilgilerin güvenirliliğine inanılmakla beraber bu bilgilerin doğruluğu, yeterli ve eksiksiz olduğu yönünde CVILIS Türkiye’nin taahhüdünü içermez.” ifadesi yazılır.