CVILIS Türkiye, sivil toplum kuruluşları değerlendirmesini, European Criteria of Grant Management Capacity for Non-Governmentals (“EuroGMC”) ölçütlerini bire bir esas alan bir sistemle gerçekleştirmektedir. EuroGMC ilkeleri, Sivil Toplumda Kurumsal Yönetim ve Derecelendirme Derneği ile CVILIS’in ortak çalışması ile Türkiye koşullarına uyarlanmıştır ve sayfada ilan edilen içeriğin telifi, uyarlayıcı kuruluşların ortak fikri mülkiyetindedir.
1. Üyeler
1.1.1. Tüm üyelere eşit muamele edilir.
1.1.2. Zorunlu kurum organlarının yanı sıra ihtiyari olarak oluşturulmuş ve münhasıran üyeler ile ilişkileri yürüten bir birim, başta bilgi alma ve inceleme hakkı olmak üzere üyelik haklarının korunması ve kullanılmasının kolaylaştırılmasında etkin rol oynar.
1.1.3. Üyelik haklarının kullanımını etkileyebilecek nitelikteki bilgi ve açıklamalar güncel olarak kurumun internet sitesinde üyelerinin erişimine sunulur.
1.2.1. Her üyenin bilgi alma ve inceleme hakkı vardır. Bilgi alma ve inceleme hakkı, tüzükle veya kurum organlarından birinin kararıyla kaldırılamaz veya sınırlandırılamaz.
1.2.2. Özel denetim isteme hakkı, bilgi alma hakkının bir parçasıdır. Bu çerçevede, üyelik haklarının kullanılabilmesi için gerekli olduğu takdirde, bilgi alma ve inceleme hakkının daha önce kullanılmış olması koşuluyla, belirli olayların incelenmesi için özel denetim istemeyi, gündemde yer almasa dahi, her üyenin bireysel olarak genel kuruldan talep edebileceği yönünde bir hüküm, tüzüğe konulabilir.
1.2.3. Özel denetim, kurum işlemlerindeki yolsuzluk iddialarının araştırılması için etkin bir yöntem olduğundan kurum yönetimi özel denetim yapılmasını zorlaştırıcı işlem yapmaktan kaçınır.
1.3.1. Genel kurul toplantısı ilanı, mevzuat ile öngörülen usullerin yanı sıra mümkün olan en fazla sayıda üyeye ulaşmayı sağlayacak, elektronik haberleşme dâhil her türlü iletişim vasıtası ile toplantı yeter sayısı aranmayacak oturumdan asgari dört hafta önceden yapılır.
1.3.2. Kurumun internet sitesinde, genel kurul toplantı ilanı ile birlikte kurumun mevzuat gereği yapması gereken bildirim ve açıklamaların yanı sıra aşağıdaki hususlar dikkat çekecek şekilde üyelere duyurulur:
- Açıklamanın yapılacağı tarih itibarıyla kurumun merkez ve (dernekler için varsa) şubelerindeki toplam üye sayısı ve oy hakkı, genel kurula katılımda imtiyazlı hak bulunuyorsa her bir imtiyazlı hak grubundaki üye sayısı.
- Kurumun, varsa iktisadi işletmesinin ve varsa iştiraklerinin geçmiş hesap döneminde gerçekleşen veya gelecek hesap döneminde planladığı faaliyetlerini önemli ölçüde etkileyecek yönetim ve faaliyetlerindeki değişiklikler ve bu değişikliklerin gerekçeleri ile değişikliğe taraf olan tüm kuruluşların son iki hesap dönemine ilişkin faaliyet raporları ve yıllık finansal tabloları.
- Genel kurul toplantı gündeminde organ seçimi varsa organlara aday olma süreci hakkında bilgi.
- Organlara adaylığın genel kurul toplantısı esnasında gerçekleştirilmediği kurumlarda organ üyeliğine aday olanların özgeçmişleri, son on yıl içerisinde yürüttüğü görevler ve ayrılma nedenleri, kurum ve kurumun ilişkili tarafları ile ilişkisinin niteliği ve önemlilik düzeyi, birinci ve ikinci derece yakınlarının kurum organlarındaki mevcut görevleri ile bunların organ üyeliklerine adaylık durumları hakkında bilgi, genel kurul toplantısı ilanının yapıldığı tarihten sonraki bir hafta içerisinde kurum tarafından üyelerine açıklanır.
- Üyelerin, kamu otoritesinin ve/veya kurumun ilgili olduğu diğer kamu kurum ve kuruluşlarının gündeme madde konulmasına ilişkin talepleri.
- Gündemde tüzük değişikliği olması durumunda ilgili yönetim kurulu kararı ile birlikte tüzük değişikliği önerilerinin eski ve yeni şekilleri ile gerekçeleri.
1.3.3. Genel kurul gündemi hazırlanırken her teklifin ayrı bir başlık altında verilmiş olmasına dikkat edilir ve gündem başlıkları açık ve farklı yorumlara yol açmayacak şekilde ifade edilir. Gündemde “diğer“, “çeşitli” gibi ibarelerin yer almamasına özen gösterilir. Genel kurul toplantısından önce verilecek bilgiler, ilgili oldukları gündem maddelerine atıf yapılarak verilir.
1.3.4. Gündem hazırlanırken üyelerin kurumun üyelerle ilişkiler birimine yazılı olarak iletmiş olduğu ve gündemde yer almasını istedikleri konular, yönetim kurulu tarafından dikkate alınır. Yönetim kurulunun üyelerin gündem önerilerini kabul etmediği hallerde, kabul görmeyen öneriler ile ret gerekçeleri genel kurul toplantısında açıklanır.
1.3.5. Genel kurul toplantısı, üyelerin katılımını arttırmak amacıyla üyeler arasında eşitsizliğe yol açmayacak ve üyelerin mümkün olan en az maliyetle katılımını sağlayacak şekilde gerçekleştirilir. Bu amaçla tüzükte yer almak kaydıyla toplantı, üyelerin sayısal olarak çoğunlukta bulunduğu yerde yapılır.
1.3.6. Genel kurul toplantısında, gündemde yer alan konuların tarafsız ve ayrıntılı bir şekilde, açık ve anlaşılabilir bir yöntemle aktarılması konusuna divan başkanı özen gösterir. Üyelere eşit şartlar altında düşüncelerini açıklama ve soru sorma imkânı verilir. Divan başkanı genel kurul toplantısında üyelerce sorulan ve kurumsal sır kapsamına girmeyen her sorunun doğrudan genel kurul toplantısında cevaplandırılmış olmasını sağlar. Sorulan sorunun gündemle ilgili olmaması veya hemen cevap verilemeyecek kadar kapsamlı olması halinde sorulan soru en geç otuz (30) iş günü içerisinde üyelerle ilişkiler birimi tarafından yazılı olarak cevaplanır.
1.3.7. Yönetim kurulu üyelerinin, üst düzey yöneticilerin ve bunların eş ve ikinci dereceye kadar kan ve sıhrî yakınlarının, kurum veya bağlı ortaklıkları ile çıkar çatışmasına neden olabilecek nitelikte işlem yapabilmesi ve rekabet edebilmesi için genel kurul tarafından önceden onay verilmeli ve söz konusu işlemler hakkında genel kurulda bilgi verilmelidir.
1.3.8. 1.3.7 numaralı bölümde belirtilenler dışında imtiyazlı bir şekilde kurum bilgilerine ulaşma imkânı olan kimseler, kendileri adına kurumun faaliyet konusu kapsamında yaptıkları işlemler hakkında genel kurulda bilgi verilmek üzere yönetim kurulunu bilgilendirir.
1.3.9. Gündemde özellik arz eden konularla ilgili yönetim kurulu üyeleri, ilgili diğer kişiler, finansal tabloların hazırlanmasında sorumluluğu bulunan yetkililer ve denetçiler, gerekli bilgilendirmeleri yapabilmek ve soruları cevaplandırmak üzere genel kurul toplantısında hazır bulunur.
1.3.10. Kurumların; varlıklarının tümünü veya önemli bir bölümünü devretmesi veya üzerinde ayni hak tesis etmesi veya kiraya vermesi, önemli bir varlığı devir alması veya kiralaması, imtiyaz öngörmesi veya mevcut imtiyazların kapsam veya konusunu değiştirmesi, Kurumsal Yönetim İlkelerinin uygulanması bakımından önemli nitelikte işlem sayılır. İlgili mevzuat uyarınca önemli nitelikteki işlemlere ilişkin genel kurul kararı gerekmedikçe, söz konusu işlemlere ilişkin yönetim kurulu kararının icra edilebilmesi için yönetim kurulu üye tam sayısının 3/5 nitelikli çoğunluğunun onayının bulunması gerekir. Önemli nitelikteki işlemlerde yönetim kurulu üyelerinin nitelikli çoğunluğunun onayının bulunmamasına rağmen anılan işlemlerin icra edilmek istenmesi halinde işlem, genel kurul onayına sunulur. Bu durumda yönetim kurulu üyelerinin lehte ve aleyhteki görüşleri gerekçesiyle birlikte derhal üyelere açıklanır ve yapılacak genel kurul toplantısında okunur. Önemli nitelikteki işlemlere taraf olanların ilişkili taraf olması durumunda, genel kurul toplantılarında ilişkili taraflar oy kullanamaz. Bu maddede belirtilen yükümlülüğün yerine getirilmesi için yapılacak genel kurul toplantılarında toplantı nisabı aranmaz ve karar, oy hakkı bulunanların adi çoğunluğu ile alınır. Bu hususa ilişkin hükümlere tüzükte yer verilir.
1.3.11. Kurum, diğer sivil toplum faaliyetlerine bağış ve yardımlarına ilişkin politikasını oluşturarak genel kurulun onayına sunar. Genel kurul tarafından onaylanan politika doğrultusunda dönem içinde yapılan tüm bağış ve yardımların tutarı ve yararlanıcıları ile politika değişiklikleri hakkında genel kurul toplantısında ayrı bir gündem maddesi ile üyelere bilgi verilir.
1.3.12. Kurum, amaçları uyarınca gerçekleştireceği proje ve programlar ile bunların finansmanına ilişkin hibe ve yardım alma politikasını oluşturarak genel kurulun onayına sunar. Genel kurul tarafından onaylanan politika doğrultusunda dönem içinde alınan tüm hibe ve yardımların tutarı ve yararlanıcıları ile politika değişiklikleri hakkında genel kurul toplantısında ayrı bir gündem maddesi ile üyelere bilgi verilir.
1.3.13. Genel kurul toplantıları, söz hakkı olmaksızın paydaşlar ve medya dâhil kamuya açık olarak yapılabilir ve bu hususta tüzüğe hüküm konulabilir.
1.4.1. Oy hakkının kullanılmasını zorlaştırıcı uygulamalardan kaçınılır. Sınır ötesi de dâhil olmak üzere her üyeye oy hakkını en kolay ve uygun şekilde kullanma fırsatı sağlanır.
1.4.2. Oy hakkında imtiyazdan kaçınılır; delegeler eliyle yapılan oylama usullerinin bulunması hâlinde delege olmayan üyelerin kurum organlarında temsilini engelleyecek nitelikteki imtiyazların kaldırılması esastır.
1.4.3. Kurum üyelerinin, aidat borçlarına bakılmaksızın oy hakkı saklıdır.
1.5.1. Genel kurul toplantısında oy hakkı bulunmayan onursal (fahri) üyelerin genel kurul toplantısında söz alma hakkı korunur. Tüzükte, onursal üyelerin, toplantıya katılan ve oy hakkı bulunan üyelere oranla asgari ellide bir nispetine uygun bir sınıra bağlı kalmak kaydıyla söz alma haklarına ilişkin düzenlemeye yer verilir.
2. Kamuyu Aydınlatma ve Şeffaflık
2.1.1. Bilgilendirme politikası, mevzuat ile belirlenenler dışında kamuya hangi bilgilerin açıklanacağını, bu bilgilerin ne şekilde, hangi sıklıkla ve hangi yollardan kamuya duyurulacağını, yönetim kurulunun veya yöneticilerin basın ile hangi sıklıkla görüşeceğini, kamunun bilgilendirilmesi için hangi sıklıkla toplantılar düzenleneceğini, kuruma yöneltilen soruların yanıtlanmasında nasıl bir yöntem izleneceğini ve benzeri hususları içerir.
2.1.2. Kamuya açıklanacak bilgiler, açıklamadan yararlanacak kişi ve kuruluşların karar vermelerine yardımcı olacak şekilde, zamanında, doğru, eksiksiz, anlaşılabilir, yorumlanabilir ve düşük maliyetle kolay erişilebilir biçimde kurumun internet sitesinde kamunun kullanımına sunulur.
2.1.3. Geleceğe yönelik bilgilerin kamuya açıklanması durumunda, varsayımlar ve varsayımların dayandığı veriler de açıklanır. Bilgiler, dayanağı olmayan, abartılı öngörüler içeremez, yanıltıcı olamaz. Ayrıca varsayımlar kurumun finansal durumu ve faaliyet sonuçları ile uyumlu olmalıdır.
2.1.4. Kamuya açıklanan geleceğe yönelik bilgilerde yer alan tahminlerin ve dayanakların gerçekleşmemesi veya gerçekleşmeyeceğinin anlaşılması halinde güncellenen bilgiler derhal gerekçeleri ile birlikte kamuya açıklanır.
2.1.5. Geleceğe yönelik bilgilerin kamuya açıklanmasına ilişkin esaslar bilgilendirme politikasında yer alır.
2.2.1. Kamunun aydınlatılmasında, kuruma ait internet sitesi aktif olarak kullanılır ve burada yer alan bilgiler sürekli güncellenir. Kurumun internet sitesindeki bilgiler, ilgili mevzuat hükümleri gereğince yapılmış olan açıklamalar ile aynı ve/veya tutarlı olur; çelişkili veya eksik bilgi içermez. Kurumun antetli kağıdında internet sitesinin adresi yer alır.
2.2.2. Kurumun internet sitesinde; mevzuat uyarınca açıklanması zorunlu bilgilerin yanı sıra (a) künye bölümünde kurumun unvanı, kütük bilgileri, vergi kimlik numarası, tüm organ üyeleri, üye olmayan yönetici ve çalışanlar, içsel bilgilere erişim yetkisi olanlar ve yetki kaynakları, temsile yetkili kişiler ve yetki sınırları, finansal raporlar, faaliyet raporları, genel kurul toplantılarının tarihleri ve gündemleri; (b) iktisadi işletmenin ticaret sicili bilgileri, vergi kimlik numarası, MERSİS numarası, değişikliklerin yayımlandığı ticaret sicili gazetelerinin tarih ve sayısı, özel durum açıklamaları, finansal raporlar, faaliyet raporları; (c) ayrıca mevzuat bölümünde tüzük, ticaret sicil gazeteleri, bilgilendirme politikası, ilişkili taraflarla işlemlere ilişkin bilgiler, kurum tarafından oluşturulan etik kurallar ve (d) sıkça sorulan sorular başlığı altında kuruma ulaşan bilgi talepleri, soru ve ihbarlar ile bunlara verilen cevaplar yer alır. Bu kapsamda, en az son beş(5) yıllık bilgilere internet sitesinde yer verilir.
2.2.3. Kurumun internet sitesinde toplam asil ve onursal üye sayısı, varsa şubelerin üye sayısı, şube sayısı, temsilcilik sayısı, üyelerin yaş ve cinsiyet bilgileri ile eğitim durumu bilgileri ile üyelik süreleri bilgilerine dayalı toplu özet veriler ilan edilir.
2.2.4. Kurumun internet sitesinde yer alan bilgiler, uluslararası görünürlüğün sağlanması amacıyla ayrıca İngilizce olarak hazırlanır.
2.3.1. Yönetim kurulu faaliyet raporunu, kamuoyunun kurumun faaliyetleri hakkında tam ve doğru bilgiye ulaşmasını sağlayacak ayrıntıda hazırlar.
2.3.2. Mevzuatta ve Kurumsal Yönetim İlkelerinin diğer bölümlerinde belirtilen hususlara ek olarak yıllık faaliyet raporlarında aşağıdaki hususlara yer verilir:
- Kurum organ üyeleri ve yöneticilerin kurum dışında yürüttükleri görevler hakkında bilgiye ve bu kişilerin kurum üyeliğine ilişkin kayıt bilgilere,
- Kurum birimleri ve varsa yönetim kurulu komitelerinin üyeleri, toplanma sıklığı, yürütülen faaliyetleri de içerecek şekilde çalışma esaslarına ve komitelerin etkinliğine ilişkin yönetim kurulunun değerlendirmesine,
- Yönetim kurulunun yıl içerisindeki toplantı sayısına ve yönetim kurulu üyelerinin söz konusu toplantılara katılım durumuna,
- Varsa mevzuat hükümlerine aykırı uygulamalar nedeniyle kurum ve yönetim kurulu üyeleri ile yöneticiler hakkında verilen önemli nitelikteki idari yaptırım ve cezalara ilişkin açıklamaya,
- Kurum faaliyetlerini önemli derecede etkileyebilecek mevzuat değişiklikleri hakkında bilgiye,
- Kurum tarafından ve kurum aleyhine açılan davalar ve olası sonuçları hakkında bilgiye,
- Kurumun düzenli ve düzensiz müşavirlik (danışmanlık) ve derecelendirme gibi konularda hizmet aldığı kişi ve kurumlarla arasında çıkan çıkar çatışmaları ve bu çıkar çatışmalarını önlemek için kurumca alınan tedbirler hakkında bilgiye,
- Çalışanların sosyal hakları, mesleki eğitimi ile diğer toplumsal ve çevresel sonuç doğuran kurum faaliyetlerine ilişkin kurumsal sosyal sorumluluk faaliyetleri hakkında bilgiye,
- Kurumsal yönetim ilkelerinin 1.3.7 numaralı bölümünde yer alan bilgilere.
3. Paydaşlar
3.1.1. Paydaşlar, kurumun amaç ve hedeflerine ulaşmasında veya faaliyetlerinde ilgisi olan çalışanlar, alacaklılar, nakdi ya da ayni bağışçılar, nakdi ya da ayni hibe verenler, yardım toplama mevzuatı uyarınca nakdi ya da ayni yardımda bulunanlar, tedarikçiler, sendikalar gibi kişi, kurum veya çıkar gruplarıdır. Kurum, işlem ve faaliyetlerinde paydaşlarının mevzuat ve karşılıklı sözleşmelerle düzenlenen haklarını koruma altına alır. Paydaşların haklarının mevzuat ve karşılıklı sözleşmelerle ile korunmadığı durumlarda, paydaşların çıkarları iyi niyet kuralları çerçevesinde ve kurum imkânları ölçüsünde korunur.
3.1.2. Paydaşların mevzuat ve sözleşmelerle korunan haklarının ihlali halinde etkili ve süratli bir tazmin imkânı sağlanır. Kurum, mevzuat ile paydaşlara sağlanmış olan tazminat gibi mekanizmaların kullanılabilmesi için gerekli kolaylığı gösterir. Ayrıca kurum çalışanlarına yönelik tazminat politikasını oluşturur ve bunu internet sitesi aracılığıyla kamuya açıklar.
3.1.3. Paydaşlar, haklarının korunması ile ilgili kurum politikaları ve prosedürleri hakkında yeterli bir şekilde bilgilendirilir.
3.1.4. Kurum, paydaşların kurumun mevzuata aykırı ve etik açıdan uygun olmayan işlemlerini kurumsal yönetimden sorumlu komiteye veya denetim kuruluna iletebilmesi için gerekli mekanizmaları oluşturur.
3.1.5. Paydaşlar arasında çıkar çatışmaları ortaya çıktığında veya bir paydaşın birden fazla çıkar grubuna dâhil olması durumunda, sahip olunan hakların korunması açısından mümkün olduğunca dengeli bir politika izlenir, her bir hakkın birbirinden bağımsız olarak korunması hedeflenir.
3.2.1. Başta kurum çalışanları olmak üzere paydaşların kurum yönetimine katılımını destekleyici modeller kurum faaliyetlerini aksatmayacak şekilde geliştirilir. Kurum tarafından benimsenen söz konusu modeller kurumun iç düzenlemelerinde veya tüzüğünde yer alır.
3.2.2. Paydaşlar bakımından sonuç doğuran önemli kararlarda paydaşların görüşleri alınır.
3.3.1. İşe alım politikaları oluşturulurken ve kariyer planlamaları yapılırken eşit koşullardaki kişilere eşit fırsat sağlanması ilkesi benimsenir. Yönetici görev değişikliklerinin kurum yönetiminde aksaklığa sebep olabileceği öngörülen durumlarda yeni görevlendirilecek yöneticilerin belirlenmesi hususunda halefiyet planlaması hazırlanır.
3.3.2. Personel alımına ilişkin ölçütler yazılı olarak belirlenir ve bu ölçütlere uyulur.
3.3.3. Çalışanlara sağlanan tüm haklarda adil davranılır, çalışanların bilgi, beceri ve görgülerini arttırmalarına yönelik eğitim programları gerçekleştirilir ve eğitim politikaları oluşturulur.
3.3.4. Çalışanlara yönelik kurumun finansal durumu, ücret, kariyer, eğitim, sağlık gibi konularda bilgilendirme toplantıları yapılarak görüş alışverişinde bulunulur.
3.3.5. Çalışanlar ile ilgili olarak alınan kararlar veya çalışanları ilgilendiren gelişmeler çalışanlara veya temsilcilerine bildirilir, bu nitelikteki kararlarda ilgili sendikalardan görüş alınır.
3.3.6. Kurum çalışanlarının görev tanımları ve dağılımı ile performans ve ödüllendirme kriterleri çalışanlara duyurulur. Çalışanlara verilen ücret ve diğer menfaatlerin belirlenmesinde verimliliğe dikkat edilir. Kurum, çalışanlarına yönelik olarak varsa bağlı ortaklıkları nezdinde hisse senedi edindirme planları oluşturabilir.
3.3.7. Çalışanlar arasında ırk, din, dil, cinsiyet ve cinsel yönelim ayrımı yapılmaması ve çalışanların kurum içi fiziksel, ruhsal ve duygusal kötü muamelelere karşı korunması için önlemler alınır.
3.3.8. Kurum, örgütlenme özgürlüğü ve toplu iş sözleşmesi hakkının etkin bir biçimde tanınmasını destekler.
3.4.1. Kurum, faaliyet ve hizmetlerinde, odak grubunun memnuniyetini sağlayıcı her türlü tedbiri alır.
3.4.2. Hizmet sağlananın, ulaştırılan hizmete ilişkin talepleri süratle karşılanır ve gecikmeler hakkında süre bitimi beklenmeksizin hizmet sağlananlar bilgilendirilir.
3.4.3. Hizmetlerde kalite standartlarına uyulur ve standardın korunmasına özen gösterilir. Bu amaçla kaliteye ilişkin belirli bir garanti sağlanır.
3.4.4. Tedarikçi ve hizmet sağlananların bilgilerinin gizliliğine özen gösterilir.
3.5.1. Kurumun faaliyetleri internet sitesi vasıtasıyla kamuya açıklanan etik kuralları çerçevesinde yürütülür.
3.5.2. Kurum, sosyal sorumluluklarına karşı duyarlı olur; çevreye, tüketiciye, kamu sağlığına ilişkin düzenlemeler ile etik kurallara uyar. Kurum, uluslararası geçerliliğe sahip insan haklarına destek olur ve saygı gösterir. İrtikâp ve rüşvet de dâhil olmak üzere yolsuzluğun her türlüsüyle mücadele eder.
4. Kurum Organları
4.1. Yönetim Kurulu
4.1.1.1. Yönetim kurulu, alacağı stratejik kararlarla, kurumun risk, büyüme ve getiri dengesini en uygun düzeyde tutarak akılcı ve tedbirli risk yönetimi anlayışıyla kurumun ve kurum amaçlarının öncelikle uzun vadeli çıkarlarını gözeterek, kurumu idare ve temsil eder.
4.1.1.2. Yönetim kurulu kurumun stratejik hedeflerini tanımlar, kurumun ihtiyaç duyacağı insan ve finansal kaynaklarını belirler, kurum profesyonellerinin performansını denetler.
4.1.1.3. Yönetim kurulu, kurum faaliyetlerinin mevzuata, tüzüğe, iç düzenlemelere ve oluşturulan politikalara uygunluğunu gözetir.
4.1.2.1. Yönetim kurulu faaliyetlerini şeffaf, hesap verebilir, adil ve sorumlu bir şekilde yürütür.
4.1.2.2. Yönetim kurulu üyelerinin görev dağılımları ve yetkileri faaliyet raporunda açıklanır.
4.1.2.3. Yönetim kurulu, başta üyeler olmak üzere kurumun tüm paydaşlarını etkileyebilecek olan risklerin etkilerini en aza indirebilecek risk yönetim ve bilgi sistemleri ve süreçlerini de içerecek şekilde iç kontrol sistemlerini, ilgili yönetim kurulu komitelerinin görüşünü de dikkate alarak oluşturur.
4.1.2.4. Yönetim kurulu, yılda en az bir kez risk yönetimi ve iç kontrol sistemlerinin etkinliğini gözden geçirir. İç kontroller ve iç denetimin varlığı, işleyişi ve etkinliği hakkında faaliyet raporunda bilgi verilir.
4.1.2.5. Yönetim kurulu başkanı ile kurumun en üst düzey yönetici profesyonelinin yetkilerinin net bir biçimde ayrıştırılması ve bu ayrımın yazılı olarak ifade edilmesi esastır. Kurumda hiç kimse tek başına sınırsız karar verme yetkisi ile donatılmamalıdır.
4.1.2.6. Yönetim kurulu başkanının münferiden ve sınırsız olarak karar verme yetkisiyle donatılmasına karar verilmesi durumunda, söz konusu husus, gerekçesiyle birlikte genel kurulda üyelerin bilgisine sunulur ve faaliyet raporunda gerekçeli açıklamasına yer verilir.
4.1.2.7. Yönetim kurulu, kurum ile üyeler arasında etkin iletişimin korunmasında, yaşanabilecek anlaşmazlıkların giderilmesinde ve çözüme ulaştırılmasında öncü rol oynar ve bu amaca yönelik olarak kurumsal yönetimden sorumlu üyeler ve üyelerle ilişkilerden sorumlu birim ile yakın iş birliği içerisinde olur.
4.1.3.1. Yönetim kurulu üye sayısı, her durumda beş (5) üyeden az olmamak koşuluyla, yönetim kurulu üyelerinin verimli ve yapıcı çalışmalar yapmalarına, hızlı ve rasyonel kararlar almalarına ve komitelerin oluşumuna ve çalışmalarını etkin bir şekilde organize etmelerine imkân sağlayacak şekilde tüzükte belirlenir.
4.1.3.2. Yönetim kurulunda icrada görevli olan ve olmayan üyeler bulunur. İcrada görevli olmayan yönetim kurulu üyesi, yönetim kurulu üyeliği haricinde kurumda başkaca herhangi bir idari görevi bulunmayan ve kurumun günlük iş akışına ve olağan faaliyetlerine müdahil olmayan kişidir. Yönetim kurulu üyelerinin çoğunluğu icrada görevli olmayan üyelerden oluşur.
4.1.3.3. Kurumun amaç, konu ve doğasına aykırı olmamak koşuluyla yönetim kurulunda cinsiyet dağılımının eşitliği esastır. Cinsiyet dağılımı aranamayan hallerde yaş dağılımının dengesi gözetilir.
4.2. Denetim Kurulu
4.2.1.1. Denetim kurulu, kurumu mali, idari ve hukuki boyutlarda denetler.
4.2.1.2. Denetim kurulunun denetim aralıkları, yılda birden seyrek olmamak kaydıyla düzenli ve eşit olarak belirlenir.
4.2.1.3. Denetim kurulu, kurum faaliyetlerinin mevzuata, tüzüğe, iç düzenlemelere ve oluşturulan politikalara uygunluğunu gözetir.
4.2.2.1. Denetim kurulu üyelerinin görev dağılımları ve yetkileri faaliyet raporunda açıklanır.
4.2.2.2. Denetim kurulu, başta üyeler olmak üzere kurumun tüm paydaşlarını etkileyebilecek olan risklerin etkilerini en aza indirebilecek önlemleri içeren önerileri yönetim kuruluna ve genel kurula rapor eder.
4.2.3.1. Denetim kurulu üye sayısı, her durumda üç (3) üyeden az olmamak koşuluyla, denetim kurulu üyelerinin verimli ve yapıcı çalışmalar yapmalarına, hızlı ve rasyonel kararlar almalarına imkân sağlayacak şekilde tüzükte belirlenir.
4.2.3.2. Kurumun amaç, konu ve doğasına aykırı olmamak koşuluyla denetim kurulunda cinsiyet dağılımının eşitliği esastır. Cinsiyet dağılımı aranamayan hallerde yaş dağılımının dengesi gözetilir.
4.3. Zorunlu Olmayan Organlar
4.3.1.1. Kurumun, amaç ve faaliyetlerini yürütmek üzere zorunlu olmayan organları bulunur.
4.3.1.2. Organ niteliklerinin bir kısmını ya da tümünü taşıyan yapılar, tüzükte açıkça organ olarak anılır.
4.3.2.1. Zorunlu olmayan organlar, münhasıran genel kurul veya yönetim ve denetim kurullarının yetkisine bırakılmış olan hususlar dışındaki alanlarda faaliyet gösterir.
4.3.2.2. Zorunlu olmayan organlar, faaliyet ve yetkinlik alanlarında bağımsızca faaliyette bulunur.
4.3.3.1. Kurumun amaç, konu ve doğasına aykırı olmamak koşuluyla zorunlu olmayan organlarda cinsiyet dağılımının eşitliği esastır. Cinsiyet dağılımı aranamayan hallerde yaş dağılımının veya yetkinlik, eğitim derecesi, deneyim süresi gibi özellikli koşulların dengesi gözetilir.
5. Dijitalleşme
5.1.1. İnternet sitesinde engelli bireylerin erişimi için metin/betimleme paylaşımı yapılmalıdır.
5.1.2. Üyelerin şifreli erişimine açık portal bulunmalıdır.
5.1.3. Üyeler ödentilere kolayca erişebilmelidir.
5.1.4. Üyeler üyelik belgesine kolayca erişebilmelidir.
5.1.5. Hak, talep ve şikâyet portalları bulunmalıdır.
5.2.1. Sosyal medyada aktif olunmalıdır.
5.2.2. YouTube, Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, Wise, TikTok ve Snapchat gibi en az dört sosyal medya platformunda yayın yapılmalıdır.
5.2.3. Kurumsal internet sitesi sosyal medya hesapları ile entegre biçimde çalışmalıdır.
5.2.4. Sosyal medya kanallarında engelli bireylerin erişimi için metin/betimleme paylaşımı yapılmalıdır.
5.3.1. Aşağıdaki defter ve belgeler bilgisayar ortamında tutulmalıdır:
- Karar defteri
- Evrak kayıt defteri
- Üye kayıt defteri
- Mali defterler
- Genel kurul toplantı tutanakları
5.3.2. E-arşivleme sistemi kullanılıyor olmalıdır.
5.3.3. Elektronik belge yönetim sistemi kullanılıyor olmalıdır.
5.3.4. İş takip sistemi kullanılıyor olmalıdır.
5.3.5. E-defter kullanılıyor olmalıdır.
5.3.6. Yönetim kurulu üyeleri e-imza ya da mobil imza kullanıyor olmalıdır.
5.3.7. Kurumu temsile yetkili kişiler e-imza kullanıyor olmalıdır.